GOTS认证咨询-尽职调查基础要求：信息管理系统搭建与记录规范

3.4 用于有效尽职调查的信息管理系统、记录保存与文件要求
3.4.1 获证实体应留存适当的文件和记录，以证明尽职调查流程的执行情况。以下内容概述了整体及特定类别的管理、记录与文件体系，确保尽职调查做法合规。
3.4.2 信息管理系统。获证实体应建立并维护信息管理系统，用以留存与其整体活动相关的准确、最新信息，具体要求见下文各章节。该系统须能够存储开展全面尽职调查流程所需的所有必要数据和文件。获证实体应确保尽职调查记录准确、完整、最新且安全存储，以便在需要时随时调取。记录应定期审核，并在必要时更新。获证实体应每年审核记录，根据需要更新数据，并确保负责人员可获取这些记录。获证实体应尽量以数字化方式存储此类信息，并做好充分备份。信息管理系统应根据获证实体的规模和运营背景进行定制。
3.4.3 第一步 —— 融入负责任商业行为。记录尽职调查流程的第一步，是制定、批准并遵守 “六步尽职调查框架” 第一步中规定的《负责任商业行为政策》。获证实体应对《负责任商业行为政策》的任何变更或更新进行文件记录。此类文件应能证明尽职调查做法随时间推移逐步完善。若获证实体向供应商分发《供应商行为准则》，应留存已分发的《供应商行为准则》副本，以及为供应商提供相关培训的记录。
3.4.4 第二步 —— 识别风险。获证实体应留存记录，证明其在供应链及自身运营中开展风险识别与风险优先级排序的流程。这包括为评估风险收集的信息、相关人员参与风险评估的情况，以及确定风险优先级的决策过程。获证实体还应制定并记录供应商评估程序，留存对供应商和分包商开展评估的文件，可能包括审核报告、自我评估表、认证文件及其他验证数据。获证实体应留存在供应商场所开展社会审核的报告，包括审核方法、审核结果及整改措施相关信息。

3.4.5 第三步 —— 终止、预防与缓解。获证实体应记录如何将实际或潜在影响的评估结果整合到自身相关职能部门与业务部门中，包括记录如何将 “预防、缓解及补救不利影响” 的责任分配给特定人员。获证实体应留存记录，证明其已采取行动处理自身造成或促成的不利影响，以及如何利用自身影响力预防或缓解与自身活动、产品或服务直接相关的不利影响。
3.4.6 第四步 —— 跟踪。获证实体应留存记录，证明其对供应链及自身运营中尽职调查执行情况的持续监控与跟踪，包括为预防、缓解及补救不利影响采取的行动，以及跟踪活动的结果。获证实体应留存后续评估记录，以验证整改行动计划的执行情况，并留存通过申诉机制发现的趋势相关报告。
3.4.7 第五步 —— 沟通。获证实体应留存文件，证明其在内部和外部就供应链及自身运营相关的尽职调查活动进行了沟通，包括已发布的报告、提供给供应商的信息、咨询记录及利益相关方参与情况。获证实体应留存公开报告副本，包括政策、已识别风险、已采取行动及汇总结果相关信息。本手册附录 2 中的表格列出了有效开展尽职调查流程可能需要的信息类型示例。
3.4.8 第六步 —— 补救。获证实体应留存详细记录，说明其为处理自身造成或促成的人权或环境负面影响所采取的行动，包括通过合法流程提供补救或配合补救的步骤。这包括为验证已发生影响而开展的调查记录、补救计划、配合其他方主导的补救流程的努力、补救计划执行情况报告，以及与外部利益相关方就补救事宜进行的所有沟通（包括公开沟通）。
3.4.9 外部专业知识。获证实体应留存尽职调查流程中咨询的背景研究及外部专业知识的详细记录。
3.4.10 记录留存。获证实体应在保密条件下留存文件，留存期至少为 5 年，除非适用法律要求更长的留存期限。获证实体应安全存储敏感信息，并确保其得到充分保护。
3.4.11 尽职调查记录与 GOTS 审核。获证实体应在需要时，向 GOTS 认可的认证机构提供尽职调查记录的调取权限。提供虚假记录被视为严重不合规行为，将导致认证被撤销并被禁止再次申请认证。在 GOTS 审核期间，若审核机构要求，获证实体应准备好提供记录的电子版或纸质版副本。此外，若 Global Standard gGmbH 为质量控制和研究目的提出要求，获证实体应允许其调取尽职调查记录。