CCS认证咨询-深入解读CCS记录保存的关键要点与外包操作规范

C4. 记录保存
预期结果：组织应保持产品从原材料采购到最终产品销售的完整可追溯性。
组织应保留完整、最新、易于审核且易于理解的记录，以证明符合 CCS 的所有标准。
组织在实施和 / 或验证 CCS 过程中使用的所有记录，应至少保留五年。
C5. 外包
组织可以将声明材料的处理和加工外包给分包商。在这种情况下，组织充当发包组织。
组织应对外包材料符合标准负全部责任。分包商与发包组织不应有共同所有权。
组织应将每个分包商分类为：
C5.2.1 相关分包商，其未独立通过本标准的认证，并根据组织的范围证书在需要时接受审核；
C5.2.2 独立认证的分包商，其持有独立于该组织的本标准范围证书。
组织应保留所有可能用于存储或加工声明材料的分包商名单，包括分包商的名称、地址、联系方式以及外包加工步骤。对于独立认证的分包商，名单还应包括分包商的认证机构、许可证编号和范围证书有效期。
在将业务外包给新的分包商之前，组织应获得认证机构的批准和更新后的范围证书。
组织应与每个相关分包商签订有效合同，明确外包的工作内容，并规定分包商应：
C5.5.1 满足本标准的所有适用认证标准；
C5.5.2 将声明材料与分包商场所内的所有其他材料进行实物分隔；
C5.5.3 同意组织的认证机构根据本标准对分包商进行审核；
C5.5.4 不做出任何与本标准相关的声明，包括声称分包商已通过本标准认证或对本标准标志的任何使用；
C5.5.5 不得进一步外包声明材料的任何加工或存储工作。
组织应与每个独立认证的分包商签订有效合同，明确外包的工作内容，并规定分包商应：
C5.6.1 在其自身认证体系下满足本标准的所有适用认证标准；
C5.6.2 在七个日历日内，将其认证状态的任何变化（包括暂停、撤销、到期或重新认证）通知组织；
C5.6.3 在重新认证后向组织提供更新后的范围证书。
在将每批声明材料外包给独立认证的分包商之前，组织应：
C5.7.1 确保分包商的当前有效范围证书已存档；
C5.7.2 通知认证机构外包事宜，并按照认证机构关于外包交易证书的指示行事；
C5.7.3 确保使用足够的运输记录来追踪外包声明材料的流转情况，包括材料发送给分包商以及返回组织时的情况。
如果组织作为已通过本标准认证的另一发包组织的分包商，则组织应将该安排通知其认证机构，并确保满足与发包组织签订的合同中的所有标准。