GOTS认证咨询-深入剖析GOTS认证机构之人员能力建设与业务公正性规范

5.1.2.3 能力建设
认证机构应确保参与认证和批准工作的人员（即检查员、评估员和其他认证 / 批准人员，包括认证委员会成员）在各自的业务领域拥有并持续更新最新的技术知识，以便他们能够有效且统一地进行评估和认证 / 批准工作。
具体而言，认证机构应：
a) 根据人员的表现审查其能力，以确定培训需求；
b) 确保新员工具备足够的能力；
c) 确保新的检查员 / 评估员接受关于 GOTS 认证和配方师的现场审核检查的专业培训；
d) 确保新的检查员 / 评估员在合格人员的监督下，按照 GOTS 认证体系进行现场实习（通过观察合格审核员或作为实习助理审核员参与）。如果考虑到现有运营方的数量和地域分布合理可行，至少应参与 5 次审核。培训和参与的审核应涵盖检查员被分配的每个认可范围；
e) 根据需要，提供有关认证流程、方法、活动和其他相关认证计划要求的培训课程；
f) 参加全球标准有限责任公司提供的 GOTS 培训系统（如课程、研讨会、网络研讨会）；
g) 确保被指派的人员能够访问 GOTS 网站中为认可认证机构设置的受限区域，该区域提供了所有先前 GOTS 培训的培训文件、禁止获得 GOTS 认证的公司名单、最新的化学投入品批准清单以及关于具有约束力的解释和实施建议的特定问答，并确保在 GOTS 认证过程中酌情考虑、使用和遵循这些信息；
h) 对于获得 “范围 4” 认可的认证机构而言，要确保被指派的人员能够获取并了解适用的规范（例如，编制所用投入品安全数据表所依据的规范 —— 参见《GOTS 手册》第 2.3.3 章）、文献 / 数据库（例如，化学文摘社编号登记处http://www.cas.org/），以便能够审查化学产品类别、特性和化学物质的分类（根据 GOTS 第 2.3.1 和 2.3.2 条）；
i) 按照《GOTS 手册》第 2.3.3 条中详细说明的公认规范，完成关于编制安全数据表要求的培训课程，可视为对被指派人员的充分培训；
j) 参与标准第 2.3.4 和 2.3.5 节所述投入品审核和批准的人员应接受适当的培训，以便对配方师的场所进行评估和审核。
5.1.2.4 人员分配
认证机构应要求参与认证过程的人员（包括委员会成员）：
a) 承诺遵守认证机构的政策和程序；
b) 声明他们自己或其雇主与被指派为其执行认证程序的寻求认证的运营方之间存在的任何先前或当前关联。
5.1.2.5 委员会分配
认证机构应制定正式的规则和架构，用于任命和运作参与认证过程的任何委员会，体现第 5.1.2.1 和 5.1.2.2 条的要求。
5.1.2.6 分包（外包）
a) 除非符合以下 g) 项的情况，否则认证机构不得委托分包组织进行检查 / 审核；
b) 认证机构可以自行承担风险，短期或长期聘请个体专业自由检查员 / 审核员，前提是确保这些人员充分了解并能够胜任履行符合 GOTS 要求的任务（“被委托方”）；
c) 任何此类委托只有在事先通知全球标准有限责任公司、事先通知认证机构的相应认可机构并在认证机构和被委托方之间签订适当的法律合同后才能执行；
d) 认证机构应始终对其被委托方的培训、所有行动和 / 或决策承担全部直接责任。被委托方应被允许参加 GOTS 培训课程和培训网络研讨会。有关此类网络研讨会的信息应由认证机构而非全球标准有限责任公司提供给被委托方；
e) 与 GOTS 相关的官方文件，如检查 / 审核报告、范围证书和交易证书，应始终在相应的 GOTS 认可认证机构的监督、风险承担、授权、信头和印章下颁发；
f) 在全资拥有的认证机构集团办事处或公司内分配审核任务不被视为分包。在国家法律限制公司所有权的情况下，可给予豁免；
g) 认证机构可以委托其他 GOTS 认可的认证机构进行检查 / 审核；
h) 允许分包不会直接影响检查、审核和 / 或认证决策的活动（如收款或开具发票），前提是认证机构对这类工作承担全部责任，与该组织签订具有约束力和法律执行力的合同，并确保 GOTS 认证的完整性在任何行动、形式上都不会受到损害；
i) 认证机构不得利用第三方（其子公司除外）的监管或国家注册来在其运营或预期运营的国家和地区进行检查和 / 或审核。这应被视为上述第 5.1.2.6 (a) 条所述的分包，因此不被允许。
5.1.3 公正性和客观性
5.1.3.1 组织结构和利益相关者参与
认证机构应按照 ISO 17065 记录其组织结构。它应保持公正，不得在任何方面依赖于接受其认证的单个运营方，以免损害其公正性。具体而言，认证机构应具备有文件记录的结构，通过以下方式保障公正性：
a) 包含确保认证机构运营公正性的条款；
b) 以平衡各方利益的方式让所有相关方参与，防止商业或其他利益过度影响决策。
5.1.3.2 公正性管理
认证机构应识别、分析并记录其提供认证服务可能产生利益冲突的情况，包括因各种关系产生的冲突。应制定规则和程序，以防止或最大限度减少利益冲突的威胁。具体而言，认证机构应：
a) 要求人员、委员会和董事会成员声明与接受认证的运营方存在的现有或先前关联。如果这种关联威胁到公正性，认证机构应在与潜在利益冲突相关的认证过程的所有阶段，将相关人员排除在工作、讨论和决策之外；
b) 遵循既定规则任命和运作参与认证活动的委员会，以确保所做的决策不受任何商业、财务和 / 或其他内部或外部利益的影响；
c) 同一名审核员不得连续三年以上对同一组织进行审核。
5.1.3.3 职能划分
认证机构不得提供任何可能损害其认证过程和决策的保密性、客观性或公正性的其他产品或服务。如果认证机构除认证之外还开展其他活动，应采取额外措施，确保其认证的保密性、客观性和公正性不受这些其他活动的影响。具体而言，认证机构不得：
a) 生产或供应其认证类型的产品；
b) 就解决妨碍 GOTS 认证的问题（例如，在认证过程中发现的不符合项）的方法向运营方提供建议或咨询服务。
关于 GOTS 及其质量保证体系的解释不被视为建议或咨询。只要以非歧视的方式向所有运营方提供，就可以提供一般信息或培训。
5.1.3.4 可及性
认证机构应确保其服务对所有活动在其声明的业务范围内的申请人同等可及。
认证机构应按照非歧视性的政策和程序开展工作，确保不施加任何不合理的财务条件（例如，费用结构方面）或其他条件（如申请人规模或任何协会成员资格）。认证机构应接受 GOTS 申请和审核任务，无论这些申请和任务是针对整个加工链、部分加工链还是单个运营方。
5.1.4 信息获取
5.1.4.1 公开信息
认证机构应提供信息获取途径，以确保人们对其认证的完整性和可信度有信心。
应要求，认证机构应（通过出版物、电子媒体或其他方式）提供以下信息：
a) GOTS 及其参考文件，包括标准、实施手册、GOTS 政策、模板以及全球标准有限责任公司规定的 GOTS 认证计划的其他条款（对于这些文件，认证机构可链接到 GOTS 网站）；
b) 关于评估运营方是否符合 GOTS 的程序信息；
c) 关于认证扩展情况的程序信息；
d) 关于发现不符合认证要求情况时所应用的程序和制裁措施的信息；
e) 其服务的费用结构；
f) 运营方权利和义务的说明，包括要求和限制；
g) 关于处理对其认证决策的一般投诉和上诉的程序信息。
5.1.4.2 保密性
为了获得获取特权信息的机会，认证机构应做出适当安排，在其组织的各个层面，包括委员会以及代表其行事的外部机构或个人，保护其在认证活动过程中获得的信息的保密性。安排应：
a) 保护客户的专有信息，防止滥用和未经授权的披露；
b) 授予认证机构为了质量控制、汇总数据报告、影响评估以及核实信息真实性的目的，与其他认证机构、认可机构和全球标准有限责任公司交换或披露信息的权利。
5.1.4.3 认证引用和 GOTS 标志使用
根据《GOTS 标志使用条件 V3.1》文件的规定，认证机构应：
a) 对其授权认证实体使用的许可证、证书和标志的所有权、使用和展示进行控制；
b) 提前审查并批准认证实体对 GOTS 标志和标签的预期使用；具体而言，认证机构应：
制定书面的 GOTS 标志和标签放行程序；
至少为每个不同的图案、产品组和运营方提供单独的标签放行；
确保如果所使用的标签包含客户的许可证编号，认证实体的客户确实拥有有效的范围证书；
确保认证实体的任何非认证客户了解使用产品上所应用的 GOTS 标签的适用许可条件（如果非认证客户是加工商、制造商或 B2B 贸易商，根据第 5.1 章；如果是非认证客户是零售商，根据第 5.2 章）；
c) 能够要求运营方停止使用其授权认证实体使用的证书和标志；
d) 采取适当的行动和制裁措施，处理对认证体系的错误或误导性引用，或对其授权认证实体使用的许可证、证书以及 GOTS 标志和标签的不当使用。