RAS认证咨询-监管链之材料处理标准全解析从标识到外包管理

原则 6 - 监管链
组织通过保持认证材料的标识以及必要记录（包括用于确定源自四级供应链的认证材料初始数量的记录），来证明对认证材料的跟踪和处理拥有可靠的监管链。相关系统涵盖年度数量核对、认证材料的销售（包括合规声明），以及在适用情况下，对批准标识和声明的选择性使用。
6.1 材料处理
6.1.1 主要标准
组织对认证材料进行妥善标识，并在物理上与任何非认证材料分开。
目的与说明：
如果现场所有材料均依据本标准获得认证，那么本标准为可选执行。
“妥善标识” 由各组织自行定义；只要该系统对所有员工内部清晰明确（即避免任何员工和 / 或承包商混淆材料），可以是颜色标识、数字代码、任何选定的图例、信号等。
6.1.2 主要标准
如果组织设有存储设施，应制定程序，防止认证材料与其他材料混合或被替换。
目的与说明：
本标准强调在存储设施内建立清晰有效的认证材料识别系统的必要性。其目的并非强制要求在仓库内将认证和非认证区域在物理上隔开，而是着重于实施强大的识别机制，在整个存储空间内，考虑不同单元和材料特性来区分认证材料。在某些情况下，可能需要直接对认证材料进行标记，而在其他情况下，对存储容器或区域使用清晰的标识即可。也有可能无需标识，例如某组织的存储设施仅存储依据本标准认证的材料。
6.1.3 主要标准
如果组织将存储服务外包给分包商，组织作为发包机构，需满足以下要求：
a. 分包商与发包机构不存在共同所有权；
b. 组织对分包商符合本标准的情况负全部责任；
c. 在将业务外包给新分包商之前，组织需获得认证机构的批准和更新后的范围证书；
d. 组织将每个分包商分类为：
i. 未独立通过本标准认证的关联分包商，根据组织的范围证书按需对其进行审核；或
ii. 拥有自己的本标准范围证书的独立认证分包商；
e. 组织保存所有可能用于存储认证材料的分包商名单，包括分包商的名称、地址、联系方式，以及对外包存储活动的描述；
f. 对于独立认证的分包商，组织的记录应包括分包商的认证机构、纺织交易所识别码（TE-ID）以及范围证书的有效期。
目的与说明：
根据定义，分包商与发包机构不存在共同所有权。
6.1.4 主要标准
如果组织将存储服务外包给非认证分包商，组织需与每个关联分包商签订有效合同，明确外包工作内容，并要求分包商：
a. 满足本标准的所有适用认证标准；
b. 在分包商场地将认证材料与所有其他材料进行物理隔离；
c. 同意组织的认证机构根据本标准对分包商进行审核；
d. 不做出任何与本标准相关的声明，包括声称分包商已通过本标准认证或使用本标准的标识；
e. 不得进一步外包认证材料的任何存储工作。
目的与说明：
关联分包商由发包机构的认证机构基于风险进行审核，且不允许进一步外包认证材料的存储工作。
6.1.5 主要标准
如果组织将存储服务外包给独立认证的分包商，组织需与每个分包商签订有效合同，明确外包工作内容，并要求分包商：
a. 在其自身认证体系下满足本标准的所有适用认证标准；
b. 在其认证状态发生任何变化（包括暂停、撤销、过期或重新认证）后的七个日历日内通知组织；
c. 在重新认证后向组织提供更新后的范围证书。
目的与说明：
分包商可选择持有单独的范围证书（即成为独立认证分包商），但并非强制要求。独立认证分包商在发包机构的审核 / 认证过程中无需接受额外审核。独立认证分包商在符合本标准要求的前提下，可进一步外包认证材料的存储工作。