GOTS认证咨询-认证实体应如何确保《负责任商业行为政策》得到有效实施

4.2.2 加强管理体系
4.2.2.1《负责任商业行为政策》（RBC Policy）的有效性取决于其治理和实施情况。因此，认证实体应确保其管理体系纳入本手册所述的六步尽职调查流程，以实施 GOTS 标准，包括环境标准和人权与社会标准。认证实体应加强其管理体系，以确保尽职调查具有预防性、动态性、与风险相称（基于风险）、通过与利益相关者的有意义互动获取信息、适合认证实体的具体情况、涉及多个流程和目标、确保持续沟通、可涉及基于风险的优先级排序且不会导致责任转移。
4.2.2.2 相应地，认证实体应定期审查和更新其《负责任商业行为政策》，以确保尽职调查要求得到有效实施。这一过程应是迭代的，反映出对供应链风险理解的不断加深，并纳入利益相关者的反馈。政策应根据尽职调查实践中发现的结果和漏洞（包括风险范围界定、申诉情况、运营变化、新出现的国际标准等）而不断演变。
4.2.2.3 认证实体应将实施和监督《负责任商业行为》的责任分配到董事会层面。通过将这一责任置于董事会层面，认证实体可加强公司治理，并确保《负责任商业行为》成为决策的核心方面，体现其在认证实体商业运营中的重要性。例如，设立一个委员会或让董事会成员负责尽职调查将提高其合理性并确保资源分配。
4.2.2.4 实施《负责任商业行为》的责任应分配给有能力的高级员工。这些负责人员应具备经验，并深入了解认证实体的运营、行业形势以及与确保符合 GOTS 标准和维持认证实体的《负责任商业行为》承诺相关的潜在挑战。此类员工应定期接受相关主题的培训，包括人权、环境可持续性、审计技术、利益相关者参与等。
4.2.2.5 应为《负责任商业行为政策》的实施和尽职调查提供充足的财务资源、员工时间和能力。采购和合规团队应分配到足够的预算，用于开展供应商评估、跟进调查结果、提供培训以及与利益相关者互动。被分配尽职调查责任的人员应被明确要求并有足够时间开展风险评估、政策宣传和申诉机制等必要活动，而不是将其作为日常职责的 “附加项”。他们应有时间和资源进行实地考察和参加利益相关者会议。资源应能保障针对调查结果采取适当行动，而不只是发现问题。
4.2.2.6 尽职调查应纳入组织决策中，例如新产品开发、向新国家拓展、增加新的供应商工厂等情况。采购和合同决策应依据尽职调查结果来激励负责任的商业行为。跨职能的信息输入有助于避免可能增加不利影响概率的商业决策。例如，可持续发展团队可以在供应商入职或基于尽职调查表现分配订单时提供关键反馈。合规不应只是流程末尾的 “打勾” 式操作，而必须贯穿整个商业运营。
4.2.2.7 认证实体应努力确保与尽职调查相关的部门（如采购、合规、可持续发展等部门）之间的协调与合作。共同的关键绩效指标和信息共享协议有助于将尽职调查融入商业运营。与线性的责任转移不同，循环的信息流和协调一致的优先级可使尽职调查融入认证实体的整个运营过程。最终，各个部门应对负责任的商业行为共同承担责任。通过这种方式，认证实体通常应促进部门之间的反馈、学习和机构知识的积累；确保为决策者提供充足且适当的尽职调查信息；让多个相关部门参与可能增加运营或供应链中危害风险的决策（例如，不仅是采购部门，还包括监督供应商人权、劳工和环境表现的部门）。
4.2.2.8 认证实体应建立健全的内部质量控制系统。这些系统应旨在持续评估其运营及整个供应链中尽职调查流程的有效性。定期内部审计应作为这些系统的核心组成部分。内部审计可加强对 GOTS 标准的遵守并验证尽职调查结果。此外，内部审计在维护数据完整性（健全尽职调查的基石）方面发挥关键作用，可确保信息管理系统的有效性和信息流的可靠性。内部审计应成为部门之间的桥梁，强调可持续性、全面风险评估和增强可信度。
4.2.2.9 供应商合同应包含要求遵守认证实体的尽职调查政策和要求的条款。这为执行提供了法律依据。认证实体还应在供应商合同中适当规定支持与上游生产相关的供应链风险尽职调查的义务。合同也可以为负责任的商业行为提供激励措施。提高供应商对合同条款的认识并就期望内容开展培训可以提高接受度。合同应根据实施经验定期审查和加强。
4.2.2.10 认证实体应考虑根据供应商的尽职调查表现（不仅仅是通过 / 不通过的判定）给予财务和非财务激励。这些激励措施可以包括优先采购、融资选择、表彰计划等。此类措施鼓励随着时间推移持续改进。
4.2.2.11《负责任商业行为政策》应公开，例如以所有相关语言在公司网站上发布。确保所有相关利益相关者都能获取《负责任商业行为政策》对于确保透明度和问责制至关重要。认证实体在确定相关语言时应考虑其供应链的地理分布和主要客户市场。认证实体应考虑其他沟通方式，以确保政策传达给所有相关利益相关者。
4.2.2.12《负责任商业行为政策》应积极传达给认证实体的所有员工和直接供应商以及任何其他相关方。认证实体应考虑在利益相关者会议上宣传该政策、将其纳入供应商合同并在员工培训计划中进行讨论。