OCS认证咨询-记录管理要求：需留存8类关键记录，社区农户团体有特殊规定

7.2 团体管理体系
7.2.1 关键条款​
组织需建立并运行一套团体管理体系。​
目的与说明：​
1）团体管理体系由团体管理者结合所有团体成员的意见制定，包含书面程序、模板及非书面指导文件，用于帮助团体高效组织工作、实现目标（即所有职责分配清晰）。该体系为团体管理、成员支持与监督提供必要框架和流程，并统筹资源开展活动，确保符合标准的适用准则。​
7.2.2 关键条款​
组织需任命一名团体管理者，由其负责主导团体管理体系的运行，并确保所有团体成员符合标准的相关要求。​
目的与说明：​
1）理想情况下，团体管理者应隶属于代表团体成员的组织（即前文所述法律实体）；但团体管理者也可为由该组织委托的其他主体（如受雇的专人、为此专项服务的咨询公司）。​
7.2.3 重要条款​
团体管理者需根据团体中不同角色（如管理人员、成员、承包商等）的能力适配性，为其分配职责，确保相关角色能有效达成目标，证明团体符合标准准则。​
目的与说明：​
1）只要所有相关要求均由具备知识和能力的人员负责，且每位团体成员均能证明合规性，团体管理者可自主为团体不同角色分配职责。​

7.2.4 关键条款​
团体管理体系需包含书面程序，详细说明团体证书的管理方式，且程序至少需涵盖以下要素：​
a. 团体成员的批准与处罚流程；​
b. 记录留存流程；​
c. 团体成员及管理人员（如主管、助理、内部审核员）的培训流程；​
d. 处理成员申诉的机制；​
e. 对团体成员开展内部审核，评估其是否符合标准的流程；​
f. 针对团体成员提出的整改要求进行跟踪的流程；​
g. 监督团体及成员对标识使用和声明的合规性流程。​
目的与说明：​
1）团体管理者需制定书面程序，对上述所有必填要素进行详细说明，并能证明程序已得到执行。​
2）对于接收和新增社区农户团体成员，团体管理者需记录其资质评估情况。​
3）成员申诉内容可包括：对团体管理者施加的处罚提出申诉、与成员权利 / 款项相关的问题、产量核对问题等。​
7.2.5 重要条款​
团体管理者需留存以下记录：​
a. 体系的书面管理架构（即组织结构图）；​
b. 完整且更新的团体成员名单；​
c. 每位成员签署的成员协议，协议需明确成员隶属于某一范围证书，以及成员的权利和义务（包括接受团体管理者定期审核、接受认证机构审计的义务）；​
d. 每个农场填写完整的农场调查问卷；​
e. 每个农场的多边形数据（即地理信息系统 shapefile 文件），标注农场土地的位置和范围；​
f. 所有成员的内部审核记录，注明该场所是否符合所有适用准则；​
g. 同时隶属于其他范围证书的团体成员记录，包括认证组织名称及认证类型（如个体认证、团体认证）；​
h. 仅针对社区农户团体：团体层面的记录及计划副本。​
目的与说明：​
1）团体管理者需提供书面记录，覆盖本条款的所有要求。​
2）若团体由社区农户组成，7.2.5.g 条款不适用。社区农户团体成员仅可隶属于该社区农户团体对应的单一范围证书。​
3）7.2.5.h 条款仅适用于社区农户团体。对于其他农场团体，除非另有规定，每位成员需单独留存自身的专项记录与计划。​
4）关于合规程度的界定：​
若团体管理者部分满足每项要求（如仅缺少 1 名成员的详细信息），合规程度判定为 “轻微不符合”；​
若团体管理者掌握多数成员的详细信息，但非全部，合规程度判定为 “重要不符合”；​
若团体管理者完全未留存本条款某一项或多项要求的记录，合规程度判定为 “关键不符合”。​
7.2.6 重要条款​
团体管理者需为团体成员提供支持，助力其满足标准适用原则中列出的所有相关准则。​
目的与说明：​
1）团体管理者需根据成员生产材料的具体范围和情况，确保所有成员符合标准的所有适用准则（即标准的其他原则）。