GRS认证咨询-监管链核心要求：需保留认证材料标识与记录，覆盖数量核对、销售及标识使用

原则 6—— 监管链
组织需通过保留认证材料的标识及必要记录（包括用于确定源自第 4 层级的认证材料初始数量的记录），证明其在认证材料追踪与处理方面具备可信的监管链。相关体系需涵盖年度数量核对、认证材料销售（含合规声明），以及（如适用）经批准标识与声明的可选使用。​
6.1 材料处理​
6.1.1 主要要求​
组织需对认证材料进行适当标识，并将其与非认证材料进行物理隔离。​
目的与说明：​
1）若现场所有材料均已通过本标准认证，则本项标准可作为可选要求。​
2）“适当标识” 的具体方式由各组织自行定义；只要该体系在内部对所有员工清晰易懂（即避免任何员工及 / 或承包商混淆材料），可采用颜色标识、数字编码、自定义图例、信号等任何形式。​
6.1.2 主要要求​
若组织设有存储设施，需建立相关流程，防止认证材料与其他材料混合或被替换。​
目的与说明：​
1）本项标准强调在存储设施内建立清晰有效的认证材料标识体系的必要性。其目的并非强制要求在仓库内将认证材料与非认证材料存储区域进行物理隔离，而是重点在于实施完善的标识机制，在整个存储空间内区分认证材料（需结合材料的不同单元及特性）。在部分情况下，可能需要直接在认证材料上贴标；而在另一些情况下，仅在存储容器或区域设置清晰标识即可。此外，若组织存储设施仅用于存放本标准下的认证材料，则无需进行标识。​

6.1.3 主要要求​
若组织将存储服务外包给分包商，组织需承担 “委托方” 角色，并满足以下要求：​
a. 分包商与委托方无共同所有权；​
b. 组织对分包商符合本标准要求承担全部责任；​
c. 组织在委托新分包商前，需获得其认证机构的批准，并取得更新后的范围证书；​
d. 组织需将各分包商归为以下两类之一：​
i. 关联分包商：未通过本标准独立认证，需在组织的范围证书下根据需要接受审核；​
ii. 独立认证分包商：持有本标准下的自有范围证书；​
e. 组织需保留所有可能用于存储认证材料的分包商清单，包括分包商名称、地址、联系方式及外包存储活动说明；​
f. 对于独立认证分包商，组织的记录需包含分包商的认证机构、TE-ID（纺织品交易所标识）及范围证书有效期。​
目的与说明：​
1）根据定义，分包商与委托方无共同所有权。​
6.1.4 主要要求​
若组织将存储服务外包给未认证分包商（即关联分包商），需与各关联分包商签订有效合同，明确外包工作内容，并要求分包商满足以下条件：​
a. 符合本标准所有适用的认证要求；​
b. 在分包商场地内，将认证材料与其他所有材料进行物理隔离；​
c. 同意组织的认证机构依据本标准对其进行审核；​
d. 不作出任何与本标准相关的声明，包括声称自身通过本标准认证或使用本标准标识；​
e. 不得将认证材料的存储进一步外包。​

目的与说明：​
1）关联分包商需由委托方的认证机构基于风险进行审核，且不得将认证材料的存储进一步外包。​
6.1.5 主要要求​
若组织将存储服务外包给独立认证分包商，需与各分包商签订有效合同，明确外包工作内容，并要求分包商满足以下条件：​
a. 在其自有认证体系下，符合本标准所有适用的认证要求；​
b. 若其认证状态发生任何变化（包括暂停、撤销、到期或重新认证），需在 7 个日历日内通知组织；​
c. 重新认证后，需向组织提供更新后的范围证书。​
目的与说明：​
1）分包商可自行选择持有单独的范围证书（即成为独立认证分包商），但非强制要求。独立认证分包商无需作为委托方审核 / 认证的一部分接受额外审核。在符合本标准要求的前提下，独立认证分包商可将认证材料的存储进一步外包。