RMS认证咨询-解析组织管理标准之不同程度要求的解读与应用

原则 1 - 组织管理
组织需展示已建立符合适用认证标准的体系，包括明确内部职责分工、界定认证范围、维护最新的规划工具，并根据员工具体职责对其进行培训。
1.1 一般要求
1.1.1 主要：已指定一名管理代表，全面负责并有权确保组织符合所有适用的认证要求。
意图与说明：
本准则旨在避免认证机构对组织内谁有权实施必要行动产生任何潜在混淆。
组织应正式指定一名对标准有足够权限和了解的人员。
管理代表应能够就组织运营与认证机构进行有效沟通，知晓相关文件存放位置，并了解在审核期间可向谁（如其他员工）寻求支持。
1.1.2 次要：组织向其认证机构和纺织交易所披露的生产、收集和 / 或加工场所描述应是最新且准确的，且应包括以下内容：
组织名称；
组织街道地址；
组织在其注册国家的税务识别号；
在每个场所进行的范围证书内的活动类型。
意图与说明：
组织应向其认证机构和纺织交易所披露范围证书内运营情况的完整书面描述，并根据需要进行更新，以保持最新和准确。
对于团体认证：团体管理者应负责收集其所有团体成员的数据。
1.1.3 关键：出于审核目的，组织应允许访问：
范围证书内包含的所有地点（包括农田、建筑物等）、流程 / 实践；
范围证书内的所有动物；
与标准要求相关的所有文件和记录，可能包括许可证、合同、工资单等；
参与范围证书相关活动的所有员工（即受雇的家庭成员、受雇员工、合同 / 代理员工和分包商），以便在无任何限制的情况下进行访谈，且在审核团队认为必要时或为保护员工隐私，访谈时管理层无需在场。
意图与说明：
本准则旨在让认证机构全面清晰地了解组织的整体运营情况，并能够根据相关认证程序定义的风险评级或其他标准，确定合理的审核样本。
即使认证机构进行抽样（如访问的场所、审查的文件或访谈的人员），组织也应允许认证机构根据审核员的要求访问所有地点、动物、文件、记录和员工，以便交叉核对所需信息。
1.1.4 主要：组织应制定一份书面的、最新的管理计划，其中包括：
管理目标；
对需管理资源的描述。
意图与说明：
管理计划应反映组织当前的运营情况。
管理计划应至少每年审查一次，并在必要时进行更新，包括根据经验或审核结果对整体管理系统进行的任何改进。
管理计划应与运营规模和强度相适应，即运营规模越大和 / 或越复杂，管理计划预计应越详细。
管理计划无需是单一文件。它可以是一系列技术文件（即根据预期范围在不同准则下所需的具体计划），用于指导认证运营内的活动。
1.1.5 建议：组织的书面管理计划应包括以下额外细节：
对需管理资源的描述，包括环境条件和限制、当地社会经济条件以及相邻土地概况；
废物管理策略，包括有机废物的减少、再利用、回收和 / 或堆肥。
意图与说明：尽管这是一项领先准则，但鼓励所有组织使其管理计划与这些额外准则保持一致。
1.1.6 主要：若使用承包商，组织应确保满足标准中与承包相关的所有要求，并向承包商明确传达标准期望。
意图与说明：这是一项通用要求，目的是提高组织对标准其他部分中与范围证书特定承包活动相关的额外要求的认识。
1.1.7 次要：组织应保留完整且最新的相关文件记录，以证明其符合所有适用的认证要求。
意图与说明：
记录应根据需要进行更新，以保持符合标准。
应建立完善的记录保存方法，并让相关员工知晓，包括记录如何保存、保存在何处以及由谁负责。
1.1.8 次要：组织应将标准要求的所有记录至少保留五（5）年。
意图与说明：新的认证候选组织可通过保留自申请或认证日期起的相关记录来证明合规性。认证机构无需要求提供组织认证之前的记录。
1.1.9 关键：组织不进行 “平行生产”，即证书范围内的所有同类动物均符合标准要求。
意图与说明：
与认证物种相同且饲养在同一农场的所有动物，均应按照标准进行管理。农场包括在同一管理（即同一组织 / 农民）下的相邻和不相邻地块。
当农场养殖水禽时，先饲养认证禽群，再饲养非认证禽群也构成平行生产。
仅针对绵羊毛，若认证组织因繁殖目的购买断尾羊获得豁免，或在首次认证时羊群中已有断尾羊，其在认证场所的存在不会导致本准则下的不符合项。然而，其羊毛不能被视为符合本标准的认证羊毛，必须与认证动物的羊毛分开。
1.1.10 关键：组织应遵守所有适用的法律法规。
意图与说明：
只要认证机构认为审核评估有必要，组织必须能够提供证明其符合与范围证书内活动相关的适用法律法规的信息。
审核员在系统审查组织如何满足相关标准要求时，若发现任何法律法规不合规情况，应发出纠正措施。
组织当前任何适用法律法规的不合规情况，应与相关机构沟通解决。关键在于组织应表明其意识到问题并愿意纠正，采取措施避免未来再次发生类似情况。
1.1.11 次要：组织应每年完成农场或设施调查问卷，包括使用纺织交易所开发的系统提供地理空间数据，该问卷要求提供用于监测、评估和学习的自我报告数据和信息。
意图与说明：适用的调查问卷（根据评估场所类型为农场或设施）应由认证机构提供给组织，并附有完成信息的额外说明。