CCS认证辅导-C部分内容解读之记录保留及外包规则保障组织合规运营

C4. 记录保留
预期结果：组织应保持产品从原材料采购到最终产品销售的完整可追溯性。
C4.1 组织应保持完整、最新、易于审核并且容易理解的审核记录，以便证明其符合 CCS 中的所有准则。
C4.2 用于 CCS 的实施和/或验证的所有记录应由组织保留至少五年。
C5. 外包
C5 部分外包适用于所有进行外包的组织，但除了作为发包单位的品牌商进行最终产品的外包储存之外。C5 不适用于第三方物流分销商。
C5.1 组织可将声明材料的加工与实际持有外包给分包商。在此情况下，该组织作为一个发包单位。该组织应对外包材料针对标准的合规性承担全部责任。分包商不应与发包单位处于共同所有权之下。

C5.2 组织应将各分包商归类为：
C5.2.1 关联分包商：尚未获得标准的独立认证，但在组织的范围证书中将视需要对其开展审核；或者
C5.2.2 独立认证分包商：持有独立于组织的某个标准的范围证书。
作为组织审核的一部分，认证机构基于风险对关联分包商开展审核。独立认证分包商不作为组织审核的一部分接受额外审核。Textile Exchange（可持续纺织促进会）推荐执行高风险工序的分包商（包括所有 GRS 分包商）开展独立认证，但并未对分包商进行独立认证作出要求。
C5.3 组织应保持一份可用于储存或加工声明材料的所有分包商名单，包括分包商的名称、地址、联络方式以及外包的所有加工步骤。对于独立认证分包商，名单中还应包括分包商的认证机构、许可证号和范围证书到期日。
C5.4 组织应在外包给新的分包商之前得到认证机构的许可以及一张最新的范围证书。
C5.5 组织应与各关联分包商签署有效的合同，在其中确认被外包的工作，并明确指出分包商应：
C5.5.1 符合相应标准中所有适用的认证准则；
C5.5.2 分包商场所内的声明材料与所有其他材料保持物理分开；
C5.5.3 同意允许组织的认证机构依据相应标准对分包商开展审核；
C5.5.4 不作出与相应标准有关的任何声明，包括分包商已获相应标准认证的声明，或任何对相应标准标志的使用；以及
C5.5.5 不对声明材料的任何加工与储存进行进一步外包。
C5.5 不适用于独立认证分包商。对于关联分包商，只要购买订单中含有起到合同效果的语言表述即可。
C5.6 组织应与各独立认证分包商签署有效的合同，在其中确认被外包的工作，并明确指出分包商应：
C5.6.1 符合其自己的认证体系下的相应标准中所有适用的认证准则；
C5.6.2 在七个日历日内将其认证状态——包括暂停、撤销、到期或再认证的任何变更告知组织；以及
C5.6.3 将再认证之后的最新范围证书提供给组织。
只允许独立认证分包商进一步分包给其他组织。
C5.7 在将外包的每批声明材料发送给独立认证分包商之前，组织应：
C5.7.1 确保已存档该分包商的当前有效的范围证书；
C5.7.2 将外包情况告知认证机构，并遵循认证机构有关外包交易证书的指示；以及
C5.7.3 确保使用充分的运输记录来追踪外包声明材料的移动，包括当材料发送给分包商以及运回组织时）。
C5.8 若组织作为另外一个已获得标准认证的发包单位的分包商，该组织应将此安排通报其认证机构，并应确保与该发包单位签订的合同中的所有准则得到满足。