RDS认证咨询|动物防疫活动立卷及归档由指定专人负责

动物防疫档案管理规范
1 范围
为规范无规定动物疫病区动物防疫档案管理，依据《中华人民共和国动物防疫法》和《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合无规定动物疫病区建设要求，制定本规范。
本规范适用于各级动物防疫监督机构、乡镇动物防疫组织动物防疫档案的归档、管理。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可以使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本规范。
DA/T22-2000 《归档文件整理规则》
《文书档案保管期限表》 国家档案局
3 定义
3.1 动物防疫档案
指动物防疫活动中形成的全部档案。包括项目建设、免疫、监测、疫情报告（报表）、疫情处理、实验室检验、检疫、监督、组织机构与人员组成等文件、声像、实物资料。
3.2 归档资料
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种防疫档案。
3.3 立卷
将零散的防疫档案根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。
4 动物防疫档案的管理单位
4.1 动物防疫档案应是以县级以上人民政府动物防疫监督机构和乡镇动物防疫组织为基本管理单位，所形成的动物防疫档案统一由县级以上动物防疫监督机构和乡镇防疫组织存档管理。
4.2 省、市、县动物防疫监督机构应建立专用的档案室，配备专用档案存放、借阅设施等。
乡（镇）防疫组织应配备专用的档案橱柜。
4.3 各单位档案管理工作应由主要领导负责，指定专人负责档案工作。县级以上档案管理人员应具有档案管理的初级以上技术职称。
5 动物防疫档案的形成和归档
5.1 立卷
动物防疫监督机构业务部门指定专人将动物防疫活动资料立卷，立卷后送交档案室归档。
5.1.1 立卷资料要求
5.1.1.1 保持成套性和完整性。
5.1.1.2 准确的反映本单位各项动物防疫活动的真实内容。
5.1.1.3 符合文件格式和书写标准。
5.1.1.4 经有关负责人签名或行文机关盖章。
5.1.1.5 资料的制成材料质量符合 DA/T22-2000 要求。
5.2 组卷
5.2.1 按事件组卷。如疫苗台帐、免疫登记、疫情报表、疫情处理记录、疫病监测资料、检验记录、检疫记录、检疫证明存根、各种动物防疫监督记录、案卷、组织机构与人员组成等分类组卷，在组卷过程中要保持所有资料的种类、份数、页数的齐全完整和文件资料的历史联系。
5.2.2 按年度组卷。跨年度的请示与批复要放在批复年组卷。跨年度的规划、总结放在针对年的最后一年组卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年组卷。不同保管期限的档案要分别组卷。
5.2.3 案卷的排列要按同一性质的文件资料形成时间排列，不同性质的文件资料要区别不同情况进行排列。
5.3 归档
5.3.1 归档时间
5.3.1.1 文书档案、声像档案、实物档案在下一年第一季度归档。
5.3.1.2 科研、基建、设备档案在项目完成、竣工验收、投入使用后及时归档。
5.3.2 归档份数
一般性资料归档一份，重要的和特殊的资料归档两份。